Contratos Digitais imobiliários: como eles funcionam e simplificam processos

Você já assinou algum documento virtualmente? Saiba que esses contratos digitais podem ser muito úteis para as imobiliárias.

A tecnologia tem sido uma grande aliada de diversos profissionais. Ela facilita processos, reduz a burocracia e aumenta a produtividade Um dos exemplos de como a tecnologia pode ser utilizada são os contratos digitais. Sua assinatura é rápida e fácil e possui a mesma validade legal que um contrato impresso e assinado a próprio punho.

A aplicação de recursos tecnológicos no ramo imobiliário tem se intensificado. As visitas virtuais, por exemplo, permitiram a continuidade das atividades do setor mesmo durante o período de distanciamento social na pandemia de COVID-19. Confira neste artigo o que são os contratos virtuais, quais são suas vantagens e como criar um!

O que é um contrato virtual?

Os contratos virtuais são uma maneira de substituir os contratos tradicionais de uma maneira eletrônica. Desse modo, ao alugar, comprar ou vender um imóvel é possível reunir todas as assinaturas necessárias em um documento virtual. Assim, ao invés de reunir todos os papéis, combinar o momento de leitura e assinatura de todas as partes, reconhecer os documentos em cartório e enviar para os envolvidos, todos esses processos são simplificados de maneira digital.

Para que isso seja possível, é preciso que se contrate uma plataforma ágil e segura, que permita a assinatura eletrônica do contrato. Essa plataforma é o que garante a segurança no processo de assinatura, por meio de senhas e validações geradas individualmente para cada cliente. Para cada assinatura, é gerado um certificado digital e é ele que comprova que foi você quem assinou o arquivo.

A legalidade dos contratos digitais

Uma das muitas dúvidas que surgem quando falamos em contratos digitais é quanto a sua legalidade. A legalidade dessa modalidade é a mesma dos contratos convencionais. Sua regulamentação tem base na Medida Provisória 2.200/2001-2:

“Art. 1º Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras. (...)

Art. 10. § 2. O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”

Desde essa medida de 2001, vários órgãos públicos buscaram implementar os contratos digitais em suas rotinas. Eles evitam o desperdício de tempo, papel e otimizam os processos que antes envolviam a impressão de vias, coleta de assinaturas manuais, autenticação em cartório e outros processos rotineiros de uma transação imobiliária.

As vantagens dos contratos digitais

Os contratos digitais imobiliários possuem muitas vantagens. Eles facilitam o dia a dia e otimizam atividades que demandam bastante tempo. Contudo, essas não são as únicas vantagens de aderir aos contratos digitais:

Reduz a burocracia

As transações imobiliárias no geral envolvem muita burocracia que pode acabar atrasando os negócios. Com muitos documentos, certidões e idas ao cartório, em alguns casos as partes envolvidas podem até desistir do negócio, gerando uma perda para a imobiliária. Assim, o contrato digital trouxe dinamismo para essas negociações, encurtando etapas. Como as partes podem assinar o contrato de qualquer lugar do mundo, o processo é acelerado, menos burocrático e mais eficiente.

Agiliza as negociações

Tanto os contratos de compra e venda quanto os de locação exigem muitas rubricas, que devem ser conferidas em cartório. Os contratos digitais eliminam esse problema já que é possível assinar todas as vias de forma rápida e segura, sem a necessidade de conferência manual de assinaturas ou outras informações. Além disso, não é preciso imprimir e autenticar o documento, o que acelera ainda mais a negociação, pois processos que levariam dias podem ser resolvidos em minutos.

Segurança e confiabilidade

Um dos problemas de um contrato convencional, ou seja, aquele impresso em papel, é que ele está mais suscetível às ações externas como tempo. Um contrato de papel pode ser perdido, extraviado durante seu envio, além de estragar por ações do tempo. Com os contratos digitais os corretores podem se sentir mais seguros quanto à segurança dos documentos.

Todas as informações são resguardadas já que o contrato é criptografado e protegido pela plataforma escolhida para a negociação. Além disso, ele fica armazenado na nuvem, o que reduz as chances de perda. Quanto à confiabilidade das informações e autenticações, por meio de chaves codificadas, é possível assegurar a idoneidade da assinatura e a validade jurídica do contrato.

Reduz custos

Outra vantagem interessante dos contratos digitais é que existe uma redução significativa dos custos das transações. Isso porque, com os contratos tradicionais existe um gasto com impressões, pastas, armários ou qualquer outro recurso necessário para armazenar os documentos. Os contratos digitais eliminam esses gastos, já que o armazenamento é feito na nuvem.

Além disso, os contratos convencionais exigem custos de autenticação em cartório. Esses custos estão embutidos no contrato da plataforma de autenticação e assinatura digital. Aqui, vale pesar o custo-benefício da plataforma escolhida, já que na maioria das vezes, o valor dessas plataformas é muito inferior ao que é gasto com burocracias.

Flexibilidade

Imagine poder assinar um contrato em qualquer lugar do mundo e pense na flexibilidade que isso nos permite. Em uma rotina atarefada, é importante oferecer aos seus clientes opções mais flexíveis de assinatura dos contratos. A economia de tempo e comodidade que isso oferece a eles pode garantir a fidelização e maior satisfação dos seus clientes.

Como fazer um contrato digital

Como você pôde ver, os contratos digitais oferecem agilidade às transações imobiliárias. Enquanto um contrato tradicional exige muitas etapas, deslocamento, filas em cartórios e tempo disponível de todas as partes envolvidas, os contratos digitais oferecem o mesmo serviço de maneira mais ágil e cômoda.

Normalmente, o processo de assinatura de um documento envolve redigir e imprimir um contrato de locação ou de compra e venda. Em seguida, as partes envolvidas devem receber esses contratos e concordar com os termos. Após alguns dias de espera, todos os interessados chegam a um consenso sobre as cláusulas, as assinaturas são coletadas e levadas para autenticação notarial. Esse processo impõe perda de tempo, altos custos e desconforto.

Para o contrato digital os processos são diferentes e bem mais simples. O primeiro passo é assinar uma plataforma de gestão de documentos eletrônicos. Existem várias no mercado e os valores também são variáveis, podendo se encaixar facilmente no seu orçamento. Aqui, verifique as funcionalidades oferecidas por essas plataformas. Algumas, por exemplo, permitem que você importe um contrato redigido por você, enquanto outras, permitem a criação de um banco de modelos de contrato. Com menos digitalização evita-se erros e garante mais agilidade.

Uma vez que o contrato já se encontra dentro do sistema da plataforma basta seguir para a fase de assinatura do contrato. Cada plataforma oferece uma forma de assinatura, mas normalmente ela acontece por meio do e-mail das partes e uma senha individual. Após a assinatura o contrato é armazenado em uma nuvem. Nela mecanismos de segurança como criptografias do conteúdo, backups automáticos e permissões de acesso garantem a segurança. Com isso, a transação é finalizada, garantindo a legalidade do negócio e de maneira muito mais rápida.

A implementação das tecnologias nas imobiliárias

A implementação das tecnologias no dia a dia profissional já é uma realidade. Vemos diversos profissionais buscando otimizar seu tempo e tarefas por meio de ferramentas e softwares. Com as imobiliárias isso não seria diferente. A pandemia de COVID-19 impulsionou essa digitalização, já que foi preciso realizar atividades antes presenciais por meio das tecnologias. O tour virtual por exemplo, foi uma maneira de garantir que as visitas aos imóveis continuassem mesmo com o isolamento, oferecendo aos proprietários, corretores e futuros compradores mais segurança.

Os contratos virtuais visam a otimização do tempo e de atividades burocráticas que dificultam o fechamento de alguns negócios. Em alguns casos, o tempo esperado para finalizar uma transação era tanto, que alguns corretores chegavam a perder negócios já que as partes acabavam desistindo do imóvel. Para ofertar os contratos digitais, é importante contar com uma plataforma segura, que garanta a legalidade das ações. Com isso, é possível poupar tempo, espaço e energia, focando em outras tarefas do dia a dia. 

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